Для забезпечення ефективної діяльності студентського містечка ведеться комплекс організаційної, господарської, технічної та звітної документації, яка регламентує роботу гуртожитків, навчальних корпусів, об’єктів благоустрою та допоміжних приміщень.
Основними видами документації студентського містечка є:
Організаційно-розпорядча документація
- накази ректора та проректорів з питань діяльності студентського містечка;
- розпорядження директора студентського містечка;
- службові записки;
- доповідні записки;
- акти обстеження приміщень та територій;
- протоколи нарад та засідань;
- плани роботи студентського містечка.
Документація з питань проживання у гуртожитках
- журнали реєстрації мешканців;
- ордери на поселення;
- договори на проживання в гуртожитках;
- особові справи мешканців;
- журнали обліку тимчасового проживання;
- акти приймання-передачі кімнат;
- акти виселення мешканців;
- журнали обліку вільних місць.
Господарська документація
- заявки на придбання матеріалів та обладнання;
- акти виконаних робіт;
- акти списання матеріальних цінностей;
- дефектні акти;
- інвентаризаційні відомості;
- журнали обліку матеріалів;
- паспорти об’єктів та обладнання;
- кошториси витрат на утримання будівель і територій.
Документація з благоустрою території
- плани благоустрою території;
- графіки прибирання територій;
- журнали виконання робіт з покосу трави;
- акти виконаних робіт з озеленення;
- звіти про використання паливно-мастильних матеріалів;
- облік робіт з обрізки дерев та кущів;
- схеми закріплення територій за працівниками.
Документація з охорони праці та пожежної безпеки
- журнали інструктажів з охорони праці;
- журнали реєстрації інструктажів з пожежної безпеки;
- акти перевірки стану пожежної безпеки;
- плани евакуації;
- журнали обліку первинних засобів пожежогасіння;
- документи щодо проведення навчань та тренувань з евакуації.
Технічна документація
- технічні паспорти будівель;
- паспорти інженерних мереж;
- журнали технічного обслуговування обладнання;
- акти технічних оглядів;
- графіки проведення ремонтних робіт;
- акти підготовки об’єктів до осінньо-зимового періоду.
Ведення належної документації забезпечує контроль за використанням матеріальних ресурсів, дотриманням вимог законодавства, ефективним утриманням гуртожитків, навчальних корпусів та об’єктів інфраструктури студентського містечка, а також сприяє прийняттю обґрунтованих управлінських рішень щодо його подальшого розвитку.
